Wat moet je regelen bij de start van je bedrijf?

Als je voor jezelf wilt beginnen, zijn er een aantal praktische zaken die je moet regelen. Als je het eenmaal hebt geregeld of je weet hoe het werkt, dan zijn het eigenlijk zaken waar je niet snel meer bij stilstaat of over struikelt. We zetten de stappen bij de start van je bedrijf voor je uiteen.

1. Kamer van Koophandel

Vroeger beoefenden kunstenaars een zogenaamd vrij beroep en was je vrijgesteld van een inschrijving in het Handelsregister. Dit is nu al een paar jaar niet meer zo, en nu moet iedereen die voor ‘eigen rekening en risico’ onderneemt zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Als je je gaat inschrijven maak je een keuze voor een rechtsvorm. Dit is bijvoorbeeld een eenmanszaak, vof of BV. De oprichting van een BV verloopt via de notaris en is sinds de nieuwe flexwet makkelijker geworden om op te richten, maar de meesten kiezen voor eenmanszaak of als je met twee of meer eigenaren bent voor een vof. Een vaak gebruikte spreekvorm is freelancer of zzp’er, maar dit zijn geen wettelijke rechtsvormen en worden alleen gebruikt om aan te geven dat je jezelf verhuurt, en geen personeel hebt. Als je je inschrijft, ontvang je een KVK nummer. Je bent verplicht dit te vermelden op facturen en bijv. op je website bij contactinformatie. Het Handelsregister bestaat om voor derden inzichtelijk te maken wie de rechtmatige eigenaar van een bedrijf is en wie bevoegd is om namens het bedrijf te tekenen.

De rechtsvorm van BV wordt vaak gekozen als je niet hoofdelijk aansprakelijk wilt zijn (wat je wel bent met de eenmanszaak en vof, zakelijk failliet is dan privé failliet) of als je al direct een hoge omzet hebt. Vaak wordt een omzet van 150.000 euro als omslagpunt genomen maar dit wisselt wel eens dus overleg dit met een accountant.

En als laatste en niet geheel onbelangrijk je bedrijfsnaam en vestigingsplaats. Ook hier zal de KvK naar vragen voor je inschrijving. Is je vestigingsplaats op een ander adres dan je huisadres dan moet je een huurovereenkomst kunnen overleggen of een ander bewijsstuk dat je hier rechtmatig zit. Je bedrijfsnaam wordt gecheckt. Er mag namelijk geen verwarring tussen bedrijven ontstaan, dus aan de slag met je creativiteit voor een originele naam, die ook internationaal handig is, mocht je die ambities hebben. Je mag overigens meerdere handelsnamen hanteren en inschrijven.

2. Belastingdienst

Ook meld je je aan bij de Belastingdienst. Dit gebeurt tegenwoordig direct bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je ontvangt een BTW nummer en ook dit nummer vermeld je op je communicatie-uitingen als je facturen. Op je facturen geef je de prijs aan exclusief BTW en inclusief BTW. Afhankelijk van je omzet doe je digitaal aangifte van je te betalen BTW per maand, kwartaal of jaar. Je mag de BTW die op de bedrijfskosten, die aan jou in rekening zijn gebracht aftrekken van dit bedrag. Dit heet voorbelasting.

Als eenmanszaak of vof val je onder de inkomstenbelasting. Over de winst die onder aan de streep aan het einde van het jaar overblijft betaal je volgens het schijvensysteem belasting.

Voordeel van de eenmanszaak en vof zijn als je begint op dit moment nog (ze willen het afschaffen) de fiscale ondernemers- en startersaftrekposten. Als je minimaal 1225 uur in je onderneming werkt mag je dit aftrekken van je omzet, wat je winst omlaag brengt en je dus onder de streep minder belasting hoeft te betalen. Je mag 3 jaar genieten van dit voordeel, eventueel verspreid over 5 jaar. Daarnaast is er ook nog een investeringsaftrek voor investeringen boven 1500 euro. Op de site van de Belastingdienst vind je hierover alle informatie en over alle andere fiscale regels.

3. Verzekeringen

Als je je eigen bedrijf start, heb je ook de keuze om je te verzekeren. Bijvoorbeeld voor je aansprakelijkheid (bedrijfs -of beroepsaansprakelijkheid), arbeidsongeschiktheid, pensioen en rechtsbijstand. Afhankelijk van je type bedrijf en je situatie, moet je zelf je risico’s inschatten en bepalen wat je wel of niet belangrijk vindt om te verzekeren.

4. Zakelijke rekening

Het openen van een zakelijke rekening is niet verplicht maar wel aan te raden om je administratie keurig te scheiden en ook inzichtelijk te houden voor jezelf. Stort je BTW bijv. tijdelijk op een daaraan gekoppelde spaarrekening, zodat je de omzetbelasting altijd kunt voldoen. Sommige banken bieden speciale pakketten aan voor ondernemers.

5. Algemene voorwaarden

Stel je eigen algemene voorwaarden op. Voorbeelden zijn er zat op het internet te vinden. Er berust officieel wel auteursrecht op, dus wees je daarvan bewust. Algemene voorwaarden bepalen wat je levert, hoe je het levert en wat de garanties zijn die je biedt en hoever je aansprakelijkheid daarin gaat. Mag je bijvoorbeeld iemand in de plaats van jezelf sturen als je ziek bent of niet? Algemene voorwaarden verstrek je altijd bij je offerte en nooit achteraf bij de factuur. Ook moeten ze makkelijk te verkrijgen zijn, plaats ze bijvoorbeeld op je website of deponeer ze bij de Kamer van Koophandel zodat je nooit discussie over de versie hebt, als ze vaak wijzigen. Verkoop je je kunst via het Internet, dan krijg je te maken met de wet Verkoop op afstand en heeft de consument bijv. bedenkingsrecht. Dit laatste geldt overigens niet als je op verzoek van de klant maatwerk hebt geleverd of de verzegeling van de CD’s is verbroken.

6. En ook nog

Leg je domeinnaam vast en namen voor social media.
Communicatie-uitingen als visitekaartje, website etc.
Zorg voor een goede vindbaarheid van je bedrijf in zoekmachines.
Bescherming van eventuele merknaam en andere intellectuele eigendomsrechten.
Schrijf een ondernemingsplan, of maak in ieder geval een liquiditeitsbegroting en stel jezelf doelen voor het eerste jaar.
Vraag aan opdrachtgevers of je hun als referentie mag gebruiken.
Reflecteer regelmatig op je bedrijf en op jezelf.

Veel succes met de opstart van je bedrijf! Heb je nog vragen, stel ze vooral!